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开工邮件怎么写?及春节后必做的3件事,很多人顺序都错了

2021/2/22 10:53:36

以下3件事,是一定要做的,而且不能错了顺序。例如放假前客户的货物已经出运,目前已经快到港或者等待提货的,这些是重要且紧急,需要马上更新最新信息通知客户最好提货准备。03第三件事:更新报价单,整理资料第一件事发出邮件之后,会有相当一部分客户要新报价,所以,更新报价单就是紧接着要做的事情。

开工邮件怎么写?及春节后必做的3件事,很多人顺序都错了

放假时间总是太短了,一转眼就开工了。

开工的第一天比较忙碌,要把假期的事情规整一遍,主要是与假期暂停了联系的客户重新建立联系。

那么开工的第一天,我们到底要做什么?

以下3件事,是一定要做的,而且不能错了顺序。

PS:本想着下周二(23日)才更新文章,但昨天很多人问“春节后怎么做”,所以今日更新,希望对大家有帮助。

01

第一件事:告知客户“我开工了”

第一件事,就是告诉客户,我们开工了。我们初七开始上班,不算晚,但是还是发现好多人都还没有上班,这个时候,赶紧给客户发信息,邮件也好,Skype也好,WhatsApp也罢,赶紧告诉客户,你已经上班了,随时可以为他们服务。

因为很多客户在我们放假这段时间可能已经卖断货,或者过了这一段时间后,客户需要新的价格信息。第一时间让客户知晓我们已经上班,先把客户拉拢过来。

开工邮件可参考如下:

Hi Sir,
How are you these days??

We are come back for work today,?our quotation has been updated and we will send it to you if you need it.?any other need please also?feel free to contact me, thanks.
(我们今天回来上班了,我们的报价单已经更新,如果您需要,我们将给您发送,任何其他的需要也请联系我,谢谢。)

Best?wish,Lica Huang

这里需要注意的是,我们的客户数量多的情况下,需要群发邮件,只有个别重要客户才一对一发送,这样不会花费很多时间。

02

第二件事:回复询盘和处理邮件

为什么回复询盘可以放第二?相信很多人会把回复询盘放第一位,因为询盘很重要且来之不易,我们视它如宝。但询盘不是我们第一时间要去处理的,因为它已经在那里,客户已经在那里,差一点时间也没有关系,除非客户表示十分紧急。

相对于新询盘,一些客户的跟进邮件还应该放在询盘之前来处理。

处理邮件要按照“轻重缓急”来进行,重要且紧急的放第一位,紧急不重要的放第二位,重要不紧急的放第三位,不重要不紧急的放最后再处理。

例如放假前客户的货物已经出运,目前已经快到港或者等待提货的,这些是重要且紧急,需要马上更新最新信息通知客户最好提货准备。

跟进汇报邮件可参考如下:

Dear Sir,

We return to work today,??and I check the?goods may arrive at the port the day after tomorrow. I will sort out the delivery materials today and send them to you tomorrow. any?questions please?contact me in any time, glad to serve for you .
(我们今天上班了,我查看到货物可能后天到港,我今天会整理提货资料,明天发给您。任何问题请联系我,乐意为您效劳。)

Your friend,Lica Huang

诸如此类,针对不同状态的客户,我们要对应写不同“状态跟进汇报”邮件。

03

第三件事:更新报价单,整理资料

第一件事发出邮件之后,会有相当一部分客户要新报价,所以,更新报价单就是紧接着要做的事情。这里需要注意的是,此处更新报价是我们一次很好的调整报价的时机,因为汇率变动也好,还是有涨价的想法也好,需在这时候对应更新报价。

很多人很懒,认为公司只要没有明确要求更新报价,可能他一年半载都不想更新,怕麻烦,然后又是旧报价直接发客户。

如此,你给客户的印象就是“懒散”,要么就是“不专业”。没有报价是不更新的,外界因素那么多,一年半载报价不变反而让人觉得不合理。我们要知道,报价不是我们想涨价时就涨价,不是我们两年不更新报价,突然一下就更新涨价,这样多数客户是没法接受的。所以我们要给客户一个印象,就是我们的报价不会一成不变,我们会定时更新报价。久而久之,客户会认为更新报价是正常的,是愿意接受的。整理客户所需的其他资料,例如清关资料,如果不是十分紧急,可以在第二天整理,
开工第一天先整理新报价。

04

为什么这三件事顺序不能错

第一件事是希望客户第一时间能知道“你能为他做事了”,这样有需求的客户一定先联系你。
邮件发过去,

老客户怎么也会回复说,

希望你过了一个愉快的假期,然后就会要更新的报价。

这时有需要的客户就会告诉你他需要买什么,这时候就需要把握时间,尽快解决掉,不然等到越来越多的人上班,客户的选择就不止你一个。

第二件事是处理已有的询盘和邮件,客户就在那里,既然给我们发了询盘,就说明客户不会因为我晚了2小时回复就跑掉,

所以我们先把第一件事做了,再慢慢来回。

第三件事是更新报价,新报价可以等我们把前面两件事完成后再发,通常要新报价的属于不紧急事件,所以可以晚两天来做。

顺序不能错,一旦顺序错了,你将错失很多潜在的机会。有条理地工作可以增加效率,一般情况下,我用三天可以把这三个事情处理完。当然是越快越好的。

(微信公众号:维尼外贸频道

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